前言
在任何组织中，但凡有影响力的人，无一例外都是汇报高手。尽管“干”在“说”前，但不仅要“干”得好，更要“说”的好。工作中，小到群邮件同步、周报所以，大到项目报告、年终终结，都是“说”出自己辛勤劳动成果的机会。然而，“说”是需要技巧的，只有让听众关注、理解、并欣然接受的表达，才能避免自己辛勤劳动的成果不被看到，才可以为自己的职业发展争取更多机会。
接下来，笔者将结合自己浅薄的互联网工作感受，从“写周报”这一角度切入，跟大家聊聊如何正确地汇报工作。
01
什么事情该汇报？
如果不主动向上汇报，大多数上司会没有安全感，可能会这样想：“他是不是这几天在划水呢？他不汇报是出什么事情了吗？还是他眼里根本没有我这个领导呢？”
所以要学会主动汇报，这样一方面可以让上司随时掌握你的动态，另一方面还可以趁机了解上司的真正期望，最终超预期地完成工作。
主动汇报，不意味着“事无巨细”地事事汇报，这样只会浪费上司的时间。以下几个场景是适合主动汇报的时机：
- 项目有新进展
所参与的项目，需要有节奏性进行阶段性汇报，而不是只在项目进行达尾声的阶段才同步。主动汇报工作进展，有利于对齐上司和自己的预期，及时校正错误的解决思路，避免在错误的道路上越走越远。
下面所以了文字汇报的模板，适用于以“工作周报”、或者“群邮件同步“方式进行汇报的场景：
【项目背景&内容】为了提升______，降低____，项目组计划在xx月前上线并扩量_____策略。【项目进度】在xx月xx日，已经完成了____，还剩___尚未完成。【下一步规划】在xx月xx日前，完成____。2. 工作遇到困难
职场不是一个人在战斗，工作中遇到自己无法独立解决的难题，要及时求助上司，让上司支持或配合你把工作完成。
如果没有主动提前进行汇报，而是做了忽略和掩饰，导致项目目标未能达成或者严重延期，轻则会给你的工作带来困难，重则会给整个公司造成损失。
所以，任何时候都不要隐瞒你遇到的困难，不要认为难题必须自己抗。站在领导的角度，全局最优，高于个人英雄。要做成一件事情，绝对不是只靠一个人就能成功，团队的力量是远高于个人的力量，学会联合一切可能让你成功的人。
以下所以了文字汇报模板：
【项目背景&内容】为了提升______，降低____，项目组计划在xx月前完成____内容【项目潜在风险】项目存在______风险，主要是以下原因导致：1.____ 2.____3.____【控制风险的解决方案】解决方案为：1.____ 2.____3.____【希望提供的支持】比如：希望领导帮忙推动xx事业部的xx完成____3. 项目成果汇报
项目的收益是项目组每个成员都最为关注的，但不同的项目角色关心的利益点不同，比如，公司高层领导更关注项目给公司消耗了xxx成本，带来了xxx利润，钱效提升了xxx；产品研发人员关注产品功能的用户规模提升了xxx，用户体验改善了xxx；客服人员关注投诉率降低了xxx。
如果你的汇报所切入的角度，都能与他们关注的利益点相扣，你后续的工作开展才能更容易获得他们的认可。
以下所以了文字汇报模板：
【项目背景&内容】 在公司xxx的战略目标下，____是当务之急。为了提升___，降低____，需要___【项目取得成果】 1. 有效提升了____，公司总xx超过xx万元、同比增长xx.x%。其中，xx业务比重为xx.x%，比上年提升了xx个百分点，成为发展增速最高的业务。 2. ___大幅下降, 公司xxx同比下降了xxx，保证了用户体验 【下一步计划】 1. 计划在xx月xx日前，将该策略推全； 2. 项目不可避免地造成___影响，后续将通过___方案解决4. 项目规划汇报
如果你是项目的主要执行者，需要对项目的执行内容、执行节奏进行汇报，以让领导或者其他项目成员相信，我们有信心完成项目目标。
以下所以了适用于周报或者邮件等场景下的简短文字汇报模板：
【项目背景&内容】在公司xxx的战略目标下，____是当务之急。为了提升___，降低____，需要___【解决方案】1. 为了解决___痛点，首先需要_____；2. 为了避免____，其次需要___；3. 为了保证____，最后需要__；【预期收益】初步预估，项目上线后可以每月为公司消减成本xxx元，带来xxx利润，还可以将xx指标从xx提升至xx【预期风险】由于_____，不可避免地会xxx指标造成负向影响，预估最大影响面积为xxx【项目节奏】 1. 预计在xx月xx日前，完成____，该事项的目的在于解决____问题 2. 预计在xx月xx日前，完成____，该事项的目的在于解决____问题【参考资料】 附上详细解决方案的文档，或者业内已有实践资料的超链接02正确汇报的技巧
- 结论先行，重要信息先行
举个曾经被挨训的例子。有次领导交给我一个任务，临下班前，领导口头问我任务是否完成。结果我先说了一大堆任务没有完成的理由，领导有些着急了：“请你直接回答是或者否”….
不得不说，职场人必须要接受的残酷真相是：相比过程，任何人都更关注结论，无论你的过程付出了多少不为人知的努力和汗水。
所以，先说结论的意义在于，在短时间内让对方能够快速获取他想要的信息，节省对方的理解成本。此外，如果需要分门别类的阐述信息时，重要信息一定要放在前面，让读者第一眼就被看到。
2. 定性和定量相结合
2.1 只定量不定性，晦涩难懂
数据分析师在汇报中最容易犯的错误是：只定量描述没有定性描述。
如：“北京2021年全市地区生产总值超过4万亿元、同比增长8.5%”。相信这段文字阅读完，对经济学指标不敏感的大部分读者还是一脸懵，到底2021年北京经济水平好还是不好呢？
但如果这句话后面再补充一句定性描述 “经济结构和质量持续优化提升，人均地区生产总值和全员劳动生产率保持全国第一”，就会一目了然了。
2.2 只定性不定量，过去空洞
与数据统计人员不同的是，普通业务人员往往忽略了数字的使用，使得整个表达缺乏信任度和冲击力。
比如“2022年通过一系列措施使得全市道路交通死亡事故稳步下降，确保了城市交通运行安全、平稳、有序”，这句话由于没有任何实质信息，显得过于空洞。但如果补充了“通过100多项措施，使得中心城区绿色出行比例达到74.6%，市民45分钟以内通勤出行占比达到56%”等信息，将会显得十分具有说服力。
2.3 定性和定量结合的正面例子
定性表达的目的是，一目了然地用文字传达当前现状好还是坏；而定量表达的目的是，到底有多好或者多坏。
1. xx指标为xx，同比高于xx平均水平（定量），这意味着____ (定性)2. ***对经济造成了严重冲击（定性），主要指标下滑明显，其中，GDP指标同比下降xx%（定量）3. 预计今年中国GDP实际增速约为5.3%，高于过去两年平均增速（定量），表明经济继续处于恢复态势（定性），但受***影响仍将低于潜在增长率，宏观经济运行仍处于有效需求相对不足、产出缺口为负的状态。3. 结论&论据要清晰合理
写完一份数据分析报告后，有没有碰到过对方向自己提出诸如”你的最终结论是什么”、”这个结论是怎么得出来”、”这个因果关系不成立吧？”这样的问题呢？这是因为我们汇报材料中缺乏足够的逻辑性，而富有逻辑性的表达，必须具备明确的结论、论据、以及严丝合缝的因果推理关系这3个要素。
Bad Case：
- 没有深层结论
example1 ：对上个月份平台总GMV下降的原因分析后发现，用户的加购率下降了5%….. (加购率下降是导致GMV下降的核心原因吗？加购率为什么下降？)
- 没有充足理由
如：为了大幅提升用户的核销率，可以通过端外推送进行券过期提醒….(为什么推送能够提升核销率)；
- 结论和理由缺乏因果逻辑
如：对上个月份平台总GMV下降的原因分析后发现，用户的退款率增加了10%….. (退款率增加，不一定会导致GMV下降)；
要杜绝以上问题：写周报前，先问问自己这3个问题：”最终结论是什么”、”这个结论是怎么得出来”、”因果关系是否成立”？
4. 学会做减法
4.1 如果当前没有得出明确、有力、且符合预期的结论，建议先不汇报，或者至少做到不大范围地传播汇报内容；
4.2 如果某结论的论据过于牵强，不符合大部分人的思维逻辑，该结论建议先不汇报；
4.3 如果某信息不能作为论据为论点提供逻辑支撑，就应该在正文内砍掉，或者建议酌情放在附录中；
4.4 避免文字过长，以及重复表达，语言尽量精炼、准确，每行文字控制在35个字以内；
4.5 带一个句号的句子只表达一个意思，不要把诸多信息塞到一个句子里，造成阅读疲劳；
5. 多用“因果关系”的词汇组织语言
5.1 动词
“导致”、“由…引起”、“源于”、“诱发
5.2 名词
“原因”、“成因”、“后果”、“因素”、“影响“、“理由”
5.3 过渡词
“因…而”、“如果…那么“、“因此”、“于是”、“结果是”、“由于这个原因”、“正因为如此”和“原来”
5.4 状语
“从而导致”
5.5 语气词
- 这表明X和Y之间可能存在弱联系
- 大多数疾病与免疫力低下有关
- X的使用可能与以下行为问题有关….
- 有证据表明X可能影响Y
- 研究结果表明，有规律的锻炼有可能改善有以下风险的人的认知功能….
- 还不清楚X是否因y而变得更糟
- X可能导致了….
- X可能在促成….
- X可能是由于…
- 在许多情况下，X可能与某些细菌感染有关
- 由人为因素引起的火灾的概率为90%
6. 排版方面的技巧
6.1 多用1、2、3、4这样的项目序号，将并列式的文字描述进行结构化；
6.2 善用空白段落。两段表达意思不同的段落，建议加空白段落进行隔开，以进行信息归纳；
6.3 善用加粗字体。加粗字体可突出段落中间位置处比较重要的信息；
6.4 善用「」中文引号。引号可以突出句子中比较重要的词汇；
7. 不要忽略背景的介绍
如果你的领导管理的下属较多，参与的项目也较多，如果不介绍项目背景和项目目标，领导很有可能无法快速想到，你汇报的内容是与哪个项目关联，项目要达成的目标是什么。因此，项目历史的介绍作为汇报的开头部分，一定不要忽视。
8. 善用“比如”
对于过于抽象晦涩的描述，要通过紧跟“比如…”进行具体描述，避免读者产生歧义。
03如何不断提升自己的汇报能力
1. 从周报评论反馈中提取读者的关注点
举个例子，工作周报洋洋洒洒地写了一堆后，上司还是会提问一些关键信息，比如策略是什么时候上线的，策略效果怎么样，核心结论是什么。这说明，项目的重点信息在此次汇报里，没有记录全面，没有能够抓住对方关心的重点。
但这可以作为教训，下次在汇报类似项目的进展时，可以猜测到哪些信息一般是上司最为关心的重点，作为前置信息重点介绍。
2. 多观摩学习上司写的周报
在大部分组织内，向上汇报是逐层进行的。比如，普通员工需要写周报向中层领导汇报进展，同时，中层领导也需要梳理团队的核心工作内容，并向高层领导汇报。而中层领导周报的内容素材，往往起源于团队基层成本的周报。
因此，可以多观摩学习你的领导向上汇报时的语言组织方式，以及团队关心的重点是什么。
举个例子，比如我发一份周报给领导：
- 如果领导几乎“原封不动”地把我的周报内容复制粘贴，并向高层领导汇报，说明我所汇报内容的语言组织是合格的，且汇报内容是有价值的；
- 如果同一件事，领导没有复制我的周报内容，而是完全换了个语言进行向上汇报，说明我的汇报内容有价值，但语言组织方面需要改进；
- 如果领导完全没有汇报我的工作内容，说明我汇报的工作内容暂时不是团队关注的核心重点事项，我就需要调整当前工作的时间配比到高价值的项目中去。
