一、会议的安排
召开会议前就应该安排好会议的议题、议程、与会者名单以及现场的布置等等,否则会议很难保证顺利进行。
因此,会议的安排应注意以下内容:
二、成功的开始会议
会议开场的秘诀是:
◆准时开会
不准时开会只能加剧与会者的焦躁情绪,同时也令他们对会议主持者的工作效率和领导能力产生怀疑。
◆向每个人表示欢迎
如果你面对的是一队新的成员,可以让他们向大家做自我介绍。如果彼此已经见过面了,也要确保把客人和新人介绍给大家。
◆制定或者重温会议的基本规则
你可以使用“不允许跑题”、“聆听每个人的发言”、“每个人的发言不能超过5分钟”等类似的规定。如果准则是与会者共同制订而不是主持人强加的,则会议的效果要好一些。你可以向与会者询问:“你们同意这些规定吗?” 要得到每一个人的肯定答复,而不要想当然的把沉默当成没有异议。
◆分配记录员和记时员的职责
对于一些例行会议而言,可以由所有人轮流担当这些责任。当然也要考虑个别情况,如果有些人速记能力比较差,则不适合做记录员,则不能勉强。
三、会议主持人的沟通技巧
我们常见的问题大致分为两类:开放式的问题和封闭式的问题。例如,你可以询问,“小王,你同意这个观点吗?”这就是一个封闭式的问题;你也可以询问:“小王,你对这个问题怎么看?”这就是一个开放式的问题。
作为一个有效的主持人,你应该善于运用各种提问方式。
四、圆满的结束会议
在会议结束时应该重新回顾一下目标、达成的共识和成果。
1 会议的主要决定和行动方案
2 回顾会议的议程,表明已经完成的事项和待完成的事项
文本框: 给出方向文本框: 给予反馈文本框: 封闭式文本框: 开放式
3 给每位与会者一点时间说最后一句话
4 就下次会议的日期地点等事项达成一致意见
5 对会议进行评估,在一种积极的气氛中结束会议。你可以对每一位与会者表示祝贺,表达你的赞赏,然后大声说:谢谢各位。以此结束会议。